Materi Pembukuan Unit Pengelola Keuangan (UPK) Melalui Komputer

1.1. DASAR PEMBUKUAN UPK

Dengan mengacu kepada Petunjuk Teknis Pembukuan Unit Pengelola Keuangan (UPK) yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Cipta Karya, proses pembukuan UPK dilakukan dengan berdasarkan prinsip:

• Keuangan UPK terpisah dari BKM / LKMdan dari keuangan pribadi

• Periode akuntansi 1 Januari sampai dengan 31 Desember untuk tahun yang sama 

• Prinsip harga perolehan: kekayaan tetap atau aktiva lainnya dicatat sebesar nilai atau harga perolehan pada saat terjadinya transaksi

• Penetapan pendapatan dan biaya Cash basis: pencatatan dilakukan sesuai pada saat terjadinya transaksi

Pembukuan UPK mengikuti proses berikut:

a. Mendokumentasikan transaksi keuangan ke dalam Bukti Transaksi (Model-A dan Model-B)

b. Mencatat semua transaksi keuangan dalam Catatan Uang Masuk (U1) dan Catatan Uang Keluar (U2).

c. Mengelompokkan atau membukukan transaksi keuangan dalam Buku Kas (U3), Buku Bank (U4), Buku Inventaris (U5), kartu pinjaman (U6), dan kartu tabungan (U7).

d. Meringkas saldo-saldo dalam catatan uang masuk dan catatan uang keluar, serta Bukti Pemindah Bukuan (Model-C) dalam Buku Besar dan Neraca Saldo (U8), Buku Pendapatan dan Biaya (U9), Register Pinjaman (LU-04), Register Tabungan (LU-06) yang disebut dengan posting

e. Menyesuaikan saldo Buku Besar dengan informasi terakhir (jika ada) yangdisebut dengan jurnal penyesuaian.

f. Menentukan saldo buku besar setelah penyesuaian.

g. Menyusun Laporan Keuangan Neraca, Laba Rugi, dan kolektabilitas setiap akhir bulan.

h. Pada akhir tahun melakukan penutupan Buku Besar dengan menihilkan saldo-saldorekening pendapatan dan biaya, untuk memindahkan saldo Laba Rugi tahun berjalan ke Laba Rugitahun lalu.

Proses tersebut bisa digambarkan dalam bagan berikut:

1.2. PENGGUNAAN KOMPUTER DALAM PEMBUKUAN UPK

Proses pembukuan UPK selama ini dilakukan oleh pembuku secara manual, yaitu setiap formulir harus diisi satu persatu secara manual. Kemudian dari formulir itu, Pembuku memasukkan data ke dalam komputer untuk membuat Laporan Keuangan yang berbentuk Neraca dan Laporan Laba Rugi.

Proses yang sebelumnya dilakukan secara manual:

• Bukti Kas Masuk

• Bukti Kas Keluar

• Bukti Pemindahbukuan

• Catatan Uang Masuk

• Catatan Uang Keluar

• Buku Kas

• Buku Bank

• Buku Inventaris dan Harta Tetap

• Kartu Pinjaman

• Kartu Tabungan

Dilakukan secara manual ini maksudnya ditulis dengan tangan dengan menggunakan formulir-formulir yang tersedia.Kemudian berdasarkandata tersebut mereka membuat Laporan Keuangan dengan menggunakan program Excel dalam komputer berupa:

• Neraca

• Laporan Laba Rugi

• Indikator Kinerja Keuangan

Ada beberapa program komputer yang telah dibuat untuk memudahkan pekerjaan membuat Laporan Keuangan, umumnya menggunakan program Excel atau Macro. Walaupun begitu proses pengisian Bukti Kas Masuk sampai dengan Kartu Tabungan tetap dilakukan secara manual. Kemudian hasil perhitungan manual tersebut dimasukkan ke dalam komputer. Dalam hal ini, penggunaan komputer lebih bersifat untuk membuat tampilan laporan lebih rapi. Tetapi penggunaan komputer belum dimaksudkan untuk menghasilkan perhitungan otomatis

1.3. PEMBUATAN PROGRAM KOMPUTER PEMBUKUAN UPK

Pembuatan program komputer yang dijelaskan dalam Pedoman Penggunaan ini dimaksudkan untuk memudahkan proses pembukuan yang dilakukan secara manual di atas agar bisa mempersingkat proses dan membuat perhitungan secara otomatis. Program ini dibuat dengan menggunakan basis Web Browser.

Sebelum dapat menggunakan program aplikasi pembukuan UPK ini, Anda diharuskan untuk melakukan pengaturan awal dengan cara memasukkan data ke dalam empat menu aplikasi, yaitu:

• Pengaturan – Data LKM

• Database KSM – Tambah KSM

• Database KSM – Pinjaman KSM Lama

• Database KSM – Tabungan KSM Lama

• Pengaturan – Buku Besar

Setelah melakukan pengaturan awal, Pembuku cukup memasukkan data ke dalam enam formulir, yaitu:

• Database KSM – Tambah KSM

• Database KSM – Pinjaman KSM Baru

• Database KSM – Tabungan KSM Baru

• Bukti Kas Masuk

• Bukti Kas Keluar

• Bukti Pemindahbukuan

Setelah memasukkan data ke dalam tiga formulir tersebut, program akan melakukan perhitungan otomatis dan menghasilkan formulir:

• Catatan Uang Masuk

• Catatan Uang Keluar

• Catatan Pindah Buku

• Buku Kas

• Buku Bank

• Buku Inventaris dan Harta Tetap

• Buku Besar dan Neraca Saldo

• Buku Pendapatan dan Biaya

Selain itu program juga akan menghasilkan secara otomatis Laporan Keuangan secara otomatis berupa:

• Neraca

• Laporan Laba Rugi

• Kolektabilitas

Penjelasan mengenai langkah-langkah bagaimana menggunakan program komputer tersebut akan dijabarkan dalam bab-bab selanjutnya.

Bersambung .....